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EL ENCARGO EN EL ENFOQUE DE LA GESTIÓN POR PROYECTOS...

Autor: Ángel Nájera Pérez

La aplicación del conocimiento y técnicas de gestión de proyectos se ha demostrado como un camino muy eficiente para poder alcanzar los objetivos de los clientes; desde el momento de la identificación de sus necesidades, hasta la conclusión y cierre del asunto, pasando por el diseño de un plan a seguir y de su puesta en marcha y monitoreo.

Como sabemos, las buenas prácticas en gestión de proyectos son aplicables a todo tipo de sectores y todo tipo de proyectos; desde los más complejos hasta los más sencillos. Eso sí, en cada caso habrá que determinar cuál será el enfoque más adecuado para cada caso. Así, por tanto uno de los primeros retos que debe afrontar un director de proyecto, es el de definir cuál será su estrategia a la hora de gestionar el asunto.

Estas bases, por supuesto, también aplican a un proyecto dentro del ámbito legal, de forma que un asunto de un cliente, puede entenderse como un proyecto, ya que cumple las características inherentes definidas, por ejemplo por PMI© (Project Management Institute USA) en su cuerpo de conocimiento PMBoK© (Project Management Book of Knowledge): “Esfuerzo temporal para conseguir un resultado o servicio”.

En un mercado tan competitivo como en el que nos encontramos, ya no es suficiente con indicarle a nuestro cliente una tarifa por horas y unas vagas ideas de cómo vamos a gestionar su problema, sino que podemos aportar valor, presentándole un proyecto y un plan de desarrollo en el que le expliquemos cómo vamos a proceder y cómo vamos a lograr alcanzar los objetivos. 

De esta forma, también conseguiremos varios beneficios:

•    Determinar un presupuesto dependiendo del esfuerzo requerido, pudiendo así ser más competitivos que la competencia.

•    Poder comprobar el avance del proyecto respecto a lo planificado.

•    Identificar y comunicar a nuestro cliente los posibles riesgos a los que se enfrenta su proyecto.

Cómo se enfoca un proyecto

De lo expuesto anteriormente, se desprende que cuando un cliente entra a nuestro despacho, sin duda tiene unas necesidades que deberemos identificar y analizar cómo resolverlas.

En las metodologías de gestión de proyectos, el proceso se inicia con la identificación de estas necesidades o requisitos, y que a partir de ellas, se irá componiendo y determinando qué es lo que necesita nuestro cliente (alcance del proyecto). Y así, establecer unos objetivos a cumplir.

 Para ello, debemos tener un plan; como decía Winston Churchill “If you fail to plan, then plan to fail” (Si fallasen la planificación, prepárate a fallar). 

Este plan se debe asentar sobre una estrategia global que determine cómo se va a gestionar el proyecto, definiendo aspectos tan importantes como las fases de gestión por las que pasará (Ciclo de Vida del Proyecto) y cuáles serán los entregables o productos principales a obtener en cada una de ellas.

El ciclo de vida del proyecto

En primer lugar se deben establecer las fases por las que va a pasar el proyecto/asunto. Este aspecto es fundamental y se no se deben escatimar esfuerzos, ya que será el esqueleto de gestión del proyecto y sobre el que se cimentarán el resto de acciones.

Un aspecto muy importante y sumamente práctico a la hora de definir estas fases, es establecerlas de modo secuencial; es decir, una después de otra. Así, cuando una fase esté llegando a su fin, el responsable o director del proyecto, debe exponer sus conclusiones de cómo se ha desarrollado; si se han alcanzado los objetivos inicialmente establecidos para este periodo o si por el contrario no ha sido posible. También deberá actualizar la previsión global del proyecto de forma que el cliente disponga de una visión completa y actualizada del asunto. Y además, también, deberá presentar la propuesta para desarrollar la siguiente fase.

El método de gestión de proyectos de origen inglés PRINCE2™ (PRojects In Controlled Environments, desarrollado por la Oficina Gubernamental de Comercio de UK: OGC), establece que uno de sus principios de gestión es el de establecer fases en el proyecto. Permitiendo dividir el asunto en partes más manejables y además disponer de ventanas periódicas de actualización del proyecto que sirven también, como hemos podido ver en el párrafo anterior, como puntos de decisión, para autorizar las subsiguientes fases, o incluso para reorientar el proyecto o cancelarlo.

No hay que olvidar, que al final de cada fase, siempre debemos conseguir un entregable que puede ser un producto o servicio (informe, documento, sentencia,..), de forma que si no se alcanza, no podremos dar por terminada la fase de gestión. Es lo que denominamos planificación progresiva.

La propuesta económica

Si hemos establecido el ciclo de vida del proyecto, y lo que queremos  conseguir en cada una de las fases, también podremos definir el equipo de gestión que vamos a utilizar para poder conseguirlo y por ende su carga de trabajo y se dedicación. Además de cualquier otro coste que se deba incluir para alcanzar los objetivos de la fase.

Esto nos va a permitir establecer un presupuesto ajustado al esfuerzo requerido y por tanto, será más justo para el cliente y de cara al despacho, más competitivo que el de la competencia.

El concepto de planificación progresiva del asunto permite orientar la propuesta económica a nuestro cliente de la siguiente forma:

-    Establecimiento de una propuesta global de resolución del proyecto con unos honorarios abiertos y aproximados, dependiendo de la incertidumbre que tenga el asunto (plazos inciertos, aprobaciones y resoluciones externas al equipo de gestión, etc).

-    Dividir el asunto en fases, definiendo el ciclo de vida del proyecto y qué se debe obtener en cada una de ellas.

-    Definir una propuesta definida y concreta para la primera fase. De forma que el cliente tenga fijado un presupuesto y un plazo para alcanzar unos objetivos parciales consensuados. La planificación progresiva establece que al final de esta fase, se analizará el resultado y se actualizará la globalidad del asunto y la planificación de la fase siguiente, con los mismos principios de la fase inicial.

-    Seguir realizando las fases siguientes, conforme a lo establecido en el punto anterior.

Conclusiones

Para alcanzar mayor competitividad en el mercado actual, es necesario ajustar las propuestas económicas a nuestros clientes y además darles seguridad a través de exponer claramente cuál será el plan a seguir para conseguir sus objetivos. 

Los principios y buenas prácticas de gestión de proyectos, sin duda pueden ayudar y en concreto, la determinación del ciclo de vida del proyecto, es uno de los paradigmas a cumplir.